2002 by Longdar@Acer
您是否覺得電腦相關科技太多變了？還記得五、六年前大家才在標榜Internet如何創造企業神話、如何突破時空限制、如何讓中小企業做跨國性的大生意（EC ，E-Commerce）。接著兩年是ERP（Enterprise Resources Planning）、CRM（Customer Relationship Management），2000年時，園區的廠商大吹起SCM（Supply Chain Management）風，最近這兩年又開始流行知識管理（KM，Knowledge Management）和專案管理（Project Management）。所以，當媒體和IT廠商談到企業e化時，不外乎就是將這幾組英文字反覆說明，如同魔咒般不斷的在台灣上空閃爍。
但極少有人告訴你，每一組英文字背後所代表的成本，可能是中小企業好幾個資本額。也就是說，為了創造出新經濟時代的奇蹟，您得先創造出您公司自己的資金奇蹟。這樣弔詭的規劃邏輯，導致許多資金並不充裕的企業，在面對e化課題時，總是徬徨疑懼，既害怕自己自絕於每次e化的狂潮外，又擔心貿然導入損失金錢事小、尾大不掉事大。因而主導台灣經濟主要活力107萬家的中小企業裡，認真面對e化課題而能真正從企業e化中實質獲益的比例並不高。
但是，跨國客戶、大型客戶都e化了，要和他們做生意，對不起，您得說和他們相同的語言；一般客戶往來漸漸要求要有電子郵件、線上電子型錄；買主想和你做生意，首先看的是您的網站以及您在網站上提供的訊息；兩岸三地往來的企業，如何整合會計系統與電話節費，成為首要課題…。這些急迫的e化課題，對於一般的中小企業，老實說，是難了一些。特別是在沒有固定的e化預算與充裕的MIS人員編列的情況下，要想e化談何容易？如此進亦難，不進更難的情況下，難道e化只是大企業的專利？我們並不這麼認為，相反的，相對於大企業分工精細的作業模式而言，e化反而是中小企業賴以生存的必要方法。
:::在開始之前:::
在開始思考企業e化之前，要先為e化正名。首先，e化不只是電腦化，還應該包含網路化。簡而言之就是將資料數位化、作業網路化、流程自動化。所以，企業在思考e化問題的時候，請暫時拋下那些繁瑣的專有名詞，特別是中小企業不需也不該去思考那些上市上櫃公司或是前一千大企業的e化方式，因為規模不同、資源不同、人力不同、所急需者也不相同。中小企業主該思考的是，你最迫切解決的問題是什麼？切忌隨風起舞，害怕跟不上時代而急急忙忙導入e化，到最後不但沒有e出效率來，反而e出一堆毛病；沒有把資源真正整合，倒是整垮公司一堆員工。
特別是因為中小企業資源有限，所以每次的e化步驟最好謀定而後動。先將心中期望解決的事情完整條列下來，由企業主單獨思考或邀集主管同仁一起來討論票選，分為短中長期依迫切優先順序條列下來，每一個時期不要超過三條，如【表一】、企業e化自我期許表所示：
表一、企業e化自我期許表 短期（三個月內） 中期（六個月內） 長期（一年內）
1-1. 2-1. 3-1.
1-2. 2-2. 3-2.
1-3. 2-3. 3-3.
等記錄下來，您可以找尋日常的維護廠商或直接洽詢相關IT廠商，請他們派人過來進行諮詢評估，以縮短資訊業者與貴公司期望的落差。再針對諮詢結果，評估合適的廠商與成本效益比。當然，如果您手邊暫時沒有合適的廠商聯絡方式的話，也可以先參考【表二】、企業e化所需時間與成本風險，先行試估。
表二、企業e化項目所需時間與風險成本 項目 所需時間 導入風險 導入成本
架設公司內部網路 約二週 低 低
檔案分享與印表機分享 約一週 低 低
進銷存系統、會計系統 一個月 高 中
網際網路連線對外 約二週 低 低
電子郵件系統 約一週 中 中
企業對外網站建置 一個月 中 中
ERP,CRM,SCM 6~24個月 高 高
知識管理系統（含EIP） 4~12個月 高 高
電子商務（B2C or B2B 3~6個月 高 高
E-Learning系統 3~6個月 中 高
Mobile Office 一個月 中 中
:::看清自己，完成關鍵的階段性任務:::
兩岸三地的台商業者，最關注的議題是遠距離的管理與溝通；從事貿易活動的業主，穩定而成熟的電子郵件系統是不可或缺的工具；業務同仁需要經常往返各地，那麼有效的知識管理和企業內部網站就相形重要；產品項目繁瑣的企業，提供線上型錄將大幅下降客戶服務成本…。「只解決您最在意的部分！」其他的需求自然而然會在後續的運作中一一浮現出來。
不要指望e化能解決您所有的問題，更不要指望花了這筆錢之後，營業額就馬上急速倍增。e化有時候是在挑戰您公司內部流程的合理化。因為電腦作業與人工作業最大的不同在於電腦是一個指令一個動作，它無法像人工作業一樣處理未經設計的突發狀況。如果連公司內部人員都還不清楚或是無法切割整個工作流程，此時去碰觸所謂的企業內部資源整合之類的大工程，恐怕是無法達到您預期的效果的。
對於一般使用者來說，應用程式是最貼近操作的介面，所以一般談到e化，大家很自然的就想到軟體使用上的整合（ex.進銷存、會計系統、倉儲系統…等）。除非您只安於單機作業，否則在應用軟體整合之前，您必須先思考的是基礎網路架構的建置。話說回來，如果您只安於單機作業，自然也沒有e化的問題了。那麼哪些是基礎網路架構呢？
圖一、企業e化基礎網路架構
您可以檢視【表二】中所列的項目，其中風險較低、成本較低的項目，事實上大多數都含在基礎網路架構的範圍中。而所謂的低風險低成本，指的是依公司特性量身訂作的風險與廠商建置與維護的成本而言。當您建置完網路基礎架構之後，應以此基礎進行公司文化面的改革。比如說：重要事項一律公佈在網站上、員工呈報公事統一透過e-mail的方式、…。很重要的一點是，必須由上而下的實施，讓老闆帶頭e化，才能快速地建立公司e文化。這部分是公司e化是否能夠成功，一個相當重要的里程碑。
:::先安內後攘外，預算合理控制:::
基礎建置的計劃做完了，接下來我們可以開始考慮下一階段的規劃。這個時期應優先考慮所屬的產業環境，隸屬於某個供應鏈體系的，請優先參考該體系主要上下游廠商所使用的系統架構，盡量選擇相容性較高的產品。假如您所屬產業的e化程度不高，顯然會降低您對於e化成果的期待，會很容易因此而調整建置順序與思考方向。另外，企業e化的本意除了增進企業內部工作效率外，首重於對於客戶端的服務與溝通。因此，如何漸漸將客戶需求納入e化體系內，亦是規劃的重點。
大多數的電腦廠商會建議您採用微軟相關軟體配合自家的硬體設備，這部分我們統稱為微軟的解決方案。這主要是因為許多的資訊工程師，習慣於視窗作業系統的操作方式。相較於微軟的解決方案是最近在市場上引發討論的Linux相關解決方案，目前Linux陣營已經將各類應用系統整合完成，相較於微軟陣營不遑多讓。當然，除了這兩大主流之外，還有一些廠商也針對特定產業提出特定的垂直整合方案，如果您隸屬於該產業，不妨深入了解一下，畢竟有相關廠商使用經驗來佐證，可以提供許多規劃的素材。
以日前台灣微軟結合許多策略聯盟夥伴所推出的e化方案而言，主要是以微軟的伺服軟體產品為主，搭配相關廠商的硬體設備，再結合電腦教育業者，組成類似e化諮詢團隊，直接將軟硬體搭售給中小企業，提供相較於之前銷售較高折扣的優惠方案。以25人左右的公司而言，要達到上述的網路基礎設施，所需花費的費用大約在10萬元到數十萬元之間。（不包含後續維護與設定人力費用）
Linux屬於自由軟體，取得的成本很低，對於上述網路基礎建置的部分，可說是游刃有餘。不管是應用軟體的取得或是對於硬體的需求，其所需的成本均不高。但其缺點為較不容易為一般使用者所了解，包含核心與介面。（當然，這是相較於Windows Server而言）。如果您的公司有專屬的MIS人員，且對於Linux系統有興趣並能承擔維護工作的話，Linux不失為一個好的選擇。
除了初期建置之外，還要考慮後續維護。不管您選擇採用微軟的解決方案，還是決心投入Linux陣營，以目前各家軟硬體廠商來說應該都足以符合中小企業的需要。而有一點是許多中小企業主經常忽略，而廠商大多未交代清楚的－－「維護的成本」。再好的硬體設備、功能再強大的伺服軟體，如果沒有專業的安裝設定，這些軟硬體所帶來的可能將不是效率與便利，而是無止盡的夢靨。除了安裝設定之外，還需要有專職的資訊人員來隨時維護照顧，才能確保企業所需的穩定維運品質。如果您的公司屬性或規模都不適合延聘專職與專業的資訊人員的話，可以考慮與廠商簽訂維護合約，或選擇有些廠商推出的租用方案。
:::宏碁的「辦公室瞬間 e 化租用方案」:::
宏碁日前曾針對中小企業e化現況調查，發現國內五成以上的中小企業面臨e化的困難，其中以電腦系統維護成本過高與缺乏專業e化人力等兩項問題最為頭痛。故推出國內首創的「辦公室瞬間e化租用專案」，這是目前宏碁微巨電子化最新的產品。以租用代替買斷，並且同時推出一個月的免費試用期。期望以每個月6000援的租金來吸引中小企業進行e化改造。對於非高科技產業與前述缺乏專職資訊人員的企業來說，提供一種簡易、安心且具成長性的e化方案。至於宏碁所推出的中小企業e化方案與其他的e化方案有何不同，可以參考【表三】。
表三、宏碁辦公室瞬間e化租用專案與其他e化方案比較 功能服務 多工整合伺服器廠商 辦公室瞬間E化租用
售後服務 僅作一般硬體售後服務，無法對service進行維護。 完整解決方案式服務，且擁有全國最完整服務網絡
技術維運人力團隊 僅硬體售後服務 完善的電子郵件系統/區域網路規劃與政策建議
遠端監控 無 宏碁電子化資訊管理中心24x7全天候監測
系統自動網路更新 無 服務項目主動線上更新，不需客戶費心。
障礙排除 硬體問題排除 全國服務知識庫串聯，累積完整資料與親切客服
研發與後續開發 一般硬體升級或更新 宏碁強大的研發團隊，不斷創新更多元服務
無線上網 需另購AP且多數僅支援WEP，管理不易。 不但支援WEP 64、128bits，另有認證機制PPTP（VPN）
DHCP 多半僅具備基本功能 可分配253個虛擬IP
防火牆 使用NT系統，容易入侵 封閉性較高的Unix系統
電子郵件伺服器 無完整規劃與使用政策 支援150使用者，並有完善郵件系統規劃政策建議
網頁伺服器 執行動態程式，增加系統負載與系統安全性 支援靜態網頁，方便、容易維護
檔案伺服器 純硬體銷售，無備份建議服務 使用網路芳鄰存放，並可設定定期備份
代理伺服器 有（option） 可依照流量設定cache
列印伺服器 有 支援USB port，連接任何印表機
網域名稱伺服器 有(量大時將造成Server負載增加) 配合宏碁電子化營運中心，DNS代管，免去維護煩惱
:::後話:::
談到這裡，我們大致上已經跨出了e化的第一步。很抱歉，在本文中只能先針對中小企業e化的部分來闡述，並且礙於篇幅僅能介紹到第一階段的建置。事實上，完成了第一階段的建置，等於是打好了地基，接下來就看要在上頭蓋什麼樣式的房子了。房子的樣式雖有不同，但地基的標準是相同的（水平應用），要挖得既穩且深房子才會穩固（垂直整合）。
E化確實不是一件容易的事，尤其是資源缺乏的中小企業們。在本文中我們嚐試去引導e化的規劃與思維方向，並且盡量避免塞入太多的專有名詞，以期讓不常接觸電腦產業的中小企業主們也能開始認真思考如何開始e化。當然，正如同我適才所提的，這只是第一步！而您的第二階段會在您開始使用第一階段建置的成果的同時，悄然的開始。不用急，正如我一開頭的標題：「企業e化的關鍵在於文化而非科技」。跨出第一步，另一隻腳自然就跟上來了。
刊載於2002年5月號PCWORLD
